Spis treści:
Niezależnie od tego, co robi Twoja firma, tworzy ona dane. Dane te to albo produkt końcowy, albo informacje potrzebne do wytworzenia tego produktu, albo informacje potrzebne do świadczenia usług przez firmę. Jeśli je stracisz, możesz stracić swoją firmę – proste. 31 marca Międzynarodowy Dzień Backupu i to świetna okazja, aby nieco się dokształcić.
Istnieje wiele rzeczy, które mogą natychmiast spowodować utratę danych: awaria sprzętu, uszkodzony plik, wirus, złośliwe oprogramowanie, przypadkowe usunięcie, zapisanie pliku lub inne wypadki. W myśl hipokratejskiej reguły, która zakłada, że lepiej zapobiegać niż leczyć, można zrobić wiele, aby zapobiec utracie danych, a nawet takie ryzyko wyeliminować.
Oto pięć wskazówek dotyczących tworzenia kopii zapasowych danych.
1. Ustanów standard organizacji plików
Dobra organizacja jest kluczem do wszystkiego. Na wstępie warto zadbać o ustandaryzowany sposób sortowania plików, dzięki czemu użytkownicy zawsze będą wiedzieć, gdzie jest ich miejsce (plików, nie użytkowników, choć ich także). To pierwszy krok w tworzeniu kopii zapasowych, który pozwoli zaoszczędzić czas i uniknąć żmudnych poszukiwań, gdy trzeba będzie odzyskać utracone dane i przywrócić je do właściwej lokalizacji. Przejrzyste nazewnictwo, logicznie uporządkowane katalogi, używanie narzędzi w chmurze takich jak Dropbox, Google Drive czy Copy, cykliczne opróżnianie Kosza i folderu Pobrane, wreszcie powiedzenie “stop” zaśmieconemu pulpitowi – to wszystko będzie miało znaczący wpływ na szybkie i skuteczne reagowanie, kiedy mleko już się rozleje. A łatwo o tym zapomnieć. Uwaga: wymieniony Dropbox i podobne narzędzia to usługi synchronizacji plików, a tworzenie kopii zapasowych to nie jest ich główne zadanie.
2. Określ, które pliki należy zachować
Kiedy już zorganizujesz swoje pliki, określ, które z nich są ważne. Jeśli nie możesz się bez nich obejść teraz: są ważne. Jeśli możesz ich potrzebować w przyszłości: są ważne. Jeśli są one właściwie samym produktem albo integralną częścią produktu, który sprzedajesz: są ważne. Jeśli możesz je odtworzyć, ale nie chcesz tego robić, to też są ważne. A już na pewno są ważne, kiedy nie można ich odtworzyć.
2a. 5 typów plików, które warto backupować nawet co noc
- Transakcje/pokwitowania z udziałem kart kredytowych – zapisy księgowe i transakcje finansowe powinny być archiwizowane codziennie. Wiele programów księgowych robi to automatycznie, ale lepiej się upewnić. Może się to wydawać wielu dostawców takich usług oferuje śledzenie i archiwizację, ale… zawsze jest ale.
- Zaktualizowane pliki z informacjami o kliencie – wszelkie prace wykonywane dla klientów powinny być również archiwizowane co noc. Teoretycznie bywamy wyrozumiali w przypadku niewielkich opóźnień, ale utrata informacji o kliencie to pewna droga do nadszarpnięcia zaufania. Reputacja firmy jako nierzetelnej w zakresie danych klientów będzie trudna i kosztowna do odwrócenia.
- Fakturowanie, rozliczanie, należności, zobowiązania – utrata tych plików może łatwo spowodować, że nasza firma nie otrzyma należnej płatności.
- Akta osobowe personelu i listy płac – wszelkie akta osobowe, które zostały zmienione, zaktualizowane, dodane lub usunięte od czasu wykonania poprzedniej kopii zapasowej, powinny zostać zarchiwizowane. To o wiele prostsze niż późniejsza konieczność cofania się i korygowania listy płac na kwitku wypłaty, który już wyszedł, lub niejasności wobec kogoś, kto był “nieobecny”, ponieważ jego plan urlopowy wyleciał w powietrze.
- Komunikacja – e-maile, numery i rozmowy telefoniczne, wiadomości głosowe, SMS-y i inne komunikaty firmowe napływają często i zmieniają pewne ustalenia, a zawarte w nich kluczowe informacje muszą być wciąż aktualizowane. Jesteśmy przeciwni oficjalnemu obiegowi informacji poprzez kilka dróg naraz, ale czasami jednotorowa organizacja jest trudna do utrzymania. To już jednak osobny rozdział i kolejna okazja do porządków administracyjnych, aby wszystkim było łatwiej.
3. Utwórz lokalny system kopii zapasowych
Kopie zapasowe wszystkich ważnych plików powinny być tworzone także lokalnie. Upewnijmy się, że pliki kopii zapasowych znajdują się na tym urządzeniu, na którym pracujemy. Dzięki temu można je łatwo odzyskać. Wiele programów posiada autozapis i pozwala cofnąć się do punktu przywracania.
3a. ...ale nie tylko
Równie częstym błędem, co nietworzenie żadnej kopii zapasowej, jest tworzenie jej tylko lokalnie. W przypadku awarii maszyny już się do nich nie dostaniemy, a rzeczy martwe mają nieprzyjemny zwyczaj ulegania różnym dziwnym wypadkom – wylana na okolice płyty głównej kawa może mieć równie skutki co niedawny katastrofalny przykład z firmy OVH.
4. Utwórz kopie zapasowe poza siedzibą firmy
Łączy się to z punktem poprzednim. Rozwijając: posiadanie kopii plików w innym miejscu niż nasze biuro jest niezbędne. Zapewnia to dwie rzeczy: redundancję, czyli pożyteczną nadmiarowość tego, co konieczne i zapobieganie skutkom losowych katastrof. Pierwsza kopia zapasowa może zawieść, ponieważ nie została uruchomiona prawidłowo, z powodu awarii sprzętu, degradacji danych albo z dziesiątek innych powodów. Jeżeli nasze biuro zostało podtopione, to razem z nim popłyną nasze dokumenty. Kopia inna niż lokalna uchroni w takim wypadku nasze pliki.
5. Zautomatyzuj procedury tworzenia kopii
W idealnej sytuacji kopie zapasowe plików będą tworzone automatycznie, co zwyczajnie eliminuje konieczność pamiętania o ich tworzeniu. Trzeba jednak sprawdzać, czy kopie zapasowe są uruchamiane. Nigdy nie zakładamy, że na pewno wszystko jest okej i już.
Ważne, aby podczas tworzenia systemu kopii zapasowych pamiętać o kilku rzeczach.
- Coś jest lepsze niż nic. Nasz plan może nie być idealny ani doskonały, ale posiadanie jakiegoś planu awaryjnego jest lepsze niż nic.
- Niech to będzie proste. Jeżeli nasz plan jest zbyt skomplikowany, to będzie trudny do wdrożenia. Dostępne są usługi tworzenia kopii zapasowych w chmurze i mogą one być dla Ciebie odpowiednie. Używaj sprzętu o większej pojemności niż dysk USB lub płyta CD/DVD.
Opracowanie planu i jego wdrożenie wymaga czasu, pieniędzy, zasobów i wysiłku, i pewnie dlatego wielu z nas tego nie robi. Ale wysiłek włożony w plan tworzenia kopii zapasowych jest o wiele mniej kosztowny niż walka ze skutkami utraty plików.
Informacje dla poszczególnych systemów operacyjnych Windows można znaleźć na oficjalnej witrynie pomocy technicznej Microsoft.
Chmura jako nośnik danych
Najlepiej płatna. To jeden z najbezpieczniejszych nośników danych. Wielu jest przeciwnych umieszczaniu tam wrażliwych plików, ale sprawdza się świetnie jako basic podstawowego użytku. Oprócz tego to czołowy trend w dynamice rozwoju zagadnień IT, z dostępem do usług będzie więc coraz lepiej. Systemy komputerowe stale odchodzą od lokalnego przechowywania danych na rzecz zdalnego, opartego na serwerach przechowywania danych. W końcu coraz częściej strumieniujemy wideo i muzykę z serwerów zamiast odtwarzać je z płyt.
Do najlepszych usług w 2021 roku zaliczano m.in. IDrive, SugarSync, Dropbox, Microsoft OneDrive, GoogleDrive, Amazon Web Services i SpiderOak ONE.
Sprzęt pomagający zachować dane
Kto nie zapisuje, ten dwa razy pracuje, jak mówi stare porzekadło. Oprócz backupu równie ważne jest dbanie o wyników aktualnej pracy. A właściwe operowanie danymi to nie tylko ich zabezpieczanie.
